Inköpsaktören Sinfra växer så det knakar. Och VA-branschen har på senare tid segat sig upp och blivit den största branschsektorn i Sinfras omsättning.
Den ekonomiska föreningen Svensk Inköpscentral för Infrastruktur, eller Sinfra, är lite som Coop och Kooperativa Förbundet, KF, fast för kommuner och kommunala bolag. Det kostar inget att gå med, mer än en insats som man får tillbaka när man lämnar föreningen. En mindre summa av varje affär går till Sinfras drift, men blir det överskott lämnas det tillbaka till inköpande medlemmar i proportion till storleken på deras inköp. Det är helt enligt gängse kooperativa idéer. Och precis som hos Coop finns en speciell satsning på hållbarhet i jakten på bra ramavtal.
– Tidigare var vår så kallade kickback 3 – 4 procent, men nu är den bara 0,9 procent och i höst planerar vi att sänka den ytterligare. Slutmålet är 0,5 procent, säger Tony Doganson, VD för Sinfra till Cirkulation.
Huvudspåret är att sluta ramavtal med leverantörer inom produkt- eller tjänstområden som medlemmarna efterfrågar.
– Sinfra ger oss en bredd på inköpssidan som vi som kommunalt bolag inte har möjlighet till själva, säger Roger Walde, projektledare och nybliven upphandlings- och avtalsansvarig på Kalmar Vatten.
Medlemmarna finns inom försörjningssektorn och därför sker all upphandling enligt LUF, lagen om upphandling inom försörjningssektorerna. Dessa sektorer är vatten, energi, transporter eller posttjänster. Sinfra har därför sina medlemmar uppdelade i tre kategorier: värme och kyla, vatten och avlopp samt el och fiber.
Det började redan 1984 med en förening för inköp av värmeväxlare och fjärrvärmerör till fjärrvärmeproducenterna i kommunerna. Värmeverkens ekonomiska förening hette det då. Med gemensamma avtal gick det att få bättre kommersiella villkor både vad gäller priser, kvalitet och leveranser.
Det tuffade på i många år, men för cirka åtta år sedan började diskussionerna om att bredda verksamheten när det kom förfrågningar från andra branscher också. Det var också under upptakten till att nya LUF skulle börja gälla 1 december 2016. Den ersatte Lag om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (2007:1092), som baserades på ett EU-direktiv som även kallades »försörjningsdirektivet«.
Lagen reglerar ganska detaljerat hur upphandlingen ska gå till för inköpande myndigheter när inköpssumman överstiger en viss nivå, cirka en miljon kronor.
Andra liknande lagar för andra områden är:
• LOU, Lagen om offentlig upphandling.
• Lagen om upphandling av koncessioner.
• Lagen om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet.
Meningen med lagarna är att upphandlingar ska tillämpas enligt likabehandlingsprinciper, proportionalitetsprinciper, icke-diskriminering, och så vidare.
Det är mycket att hålla reda på och upphandlingar kan bli orimligt dyra för enskilda organisationer, särskilt för små sådana. Genom att skapa ramavtal för utpekade produktområden kan Sinfras medlemmar efter en villkorsjämförelse välja i olika produkt- och tjänstelistor hos de utvalda ramavtalsleverantörerna. Alternativet är att göra en förnyad konkurrensutsättning bland dessa.
– Det handlar inte bara om pris utan lika mycket om kvalitet och leveranser. Vi fokuserar väldigt mycket nu på hållbarhet. När det gäller konsulttimmar kan det då handla om fossilfria transporter och annat klimatsmart, säger Tony Doganson.
– Vi kan spela en viktig roll för ökad hållbarhet i branschen. I en fråga som är så omfattande och komplex som inköpsfrågan behöver branscherna gå samman och ställa gemensamma krav. Då kommer vi att nå ambitiösa mål tillsammans. skriver Tony i en krönika i Tidningen Energi, Energiföretagens tidning.
Arbetet verkar uppskattat hos medlemmarna. Omsättningen har ökat från 700 miljoner kronor 2019 till en takt på 3,4 miljarder kronor idag. Tidigare gick pengarna genom Sinfra, men med ett nytt system minskar hanteringen hos dem när leverantören fakturerar kunden direkt och skickar sedan bara kickbacken till Sinfra.
Roger Walde på Kalmar Vatten sitter med i ett kategoriteam på Sinfra och kan alltså direkt vara med och påverka utvecklingen på ramavtalen.
– Vi har regelbundna digitala möten och där är också de upphandlare med som tar fram ramavtalen. Då är det möjligt att delta aktivt i kravutformningen, säger Roger Walde.
Kalmar Vatten bygger tillsammans med totalentreprenören Serneke ett nytt avloppsreningsverk, Kalmarsundsverket, intill det gamla verket på Södra Utmarken utanför stadskärnan. Budgeten är 1,4 miljarder och det ska vara färdigt 2026. Entreprenören sköter sedan alla upphandlingar, så det ligger det utanför kommunala bolagets normala ramavtalsrutiner.
Ramavtalen hos Sinfra är styrda till vilka områden som leverans kan ske, så mindre leverantörer kan delta på sin lokala marknad och behöver inte garantera leveranser över hela Sverige. Leverantörer med långa transportsträckor får såklart då svårt att konkurrera med leverantörer som finns mera lokalt.
Om Roger eller hans kolleger runt om i landet inte bara vill välja en produkt från ramavtalets listor kan de välja att göra en så kallad förnyad konkurrensutsättning, en FKU. Det kan vara för att det finns särskilda villkor som behöver uppfyllas, eller att man vill pressa priset ytterligare, vid exempelvis stora volymköp. FKU görs med alla de företag som redan är utvalda i ramavtalet.
– Då slipper vi göra en kvalificering av företagen, för det är redan gjort och då sparar vi både tid och resurser, säger Roger Walde.
Kalmar Vatten handlar dock inte allting via Sinfra, exempelvis fällningskemikalier. Där har de redan ett eget ramavtal, och det är omständligt att byta fällningskemikalier. Det krävs provkörningsperioder och en god teknisk support.
Walde upplever att de flesta leverantörer lever upp till villkoren i avtalen. Avtalen gäller ett par år och upp till en viss beloppsgräns, sedan måste de göras om. Skulle det vara krångel med någon leverantör förnyas inte avtalet med dem.
Att använda Sinfras avtal har alltid varit en bra affär, men nu när kickbacken till Sinfra sjunkit ser de tjänsten som väldigt prisvärd.
– Skulle vi tagit in en konsult hade det rört sig om helt andra pengar. Samma om vi skulle byggt upp kompetensen »inhouse«. Dessutom är Sinfra bättre på hållbarhetsfrågor, säger Walde.
Fusk och etiska problem finns inte på samma sätt som det blivit känt inom byggbranschen med brott mot arbetstidsregler och utländsk lågavlönad arbetskraft och så vidare. Men inom vissa produktområden är det inte alltid tillräckligt mycket köparens marknad.
– För fällningskemikalier, exempelvis, är det för få leverantörer på den svenska marknaden och konkurrensen är inte tillräckligt bra, tycker Tony Doganson.
Kvalitetsfrågor är också viktiga, men här är det ofta att man får det man betalar för.
– Men det kan ju vara så att någon medlem vill ha något billigt för att i deras användningsområde är inte kvaliteten jätteviktig och i andra fall kan de vara beredda att betala lite mera för att få bättre kvalitet, säger Tony Doganson.
För hållbarhetsarbetet ska leverantören fylla i en hållbarhetsutredning. Men det går inte att fuska sig igenom den. Sinfra gör leverantörsrevisioner när de är ute och granskar leverantörerna så att villkoren uppfylls.
Inte alla men nästan alla kommuner finns representerade som medlemmar i Sinfra. Det är i nuläget 254 medlemmar på VA-sidan, att jämföra med att det finns 290 kommuner i Sverige. Men då är flera kommuner ofta tillsammans representerade i gemensamägda bolag eller förbund.
Precis före pandemin satte fart var det bestämt att Sinfra skulle dela ut pris varje år till de leverantörer som var bäst på hållbarhet.
– Det skulle vara ett positivt sätt att stimulera alla leverantörer att förtydliga sina mål om hållbarhet om vi lyfter dem som lyckats bra med detta, men pandemin gjorde att det rann ut i sanden. Men det kan bli aktuellt nu framgent, säger Tony Doganson.